मार्केटिंग ऑटोमेशन बिगड़ने पर अक्सर कोई त्रुटि संदेश नहीं आता। कार्यप्रवाह चलता रहता है और गलत लोगों को गलत ईमेल भेजता है, या नए संपर्क जोड़ना बंद कर देता है। ध्यान तब जाता है जब ग्राहक पूछता है कि पहले से खरीदे उत्पाद पर छूट का प्रस्ताव उसे क्यों मिला।
HubSpot, Marketo, ActiveCampaign, Klaviyo या बिना कोड वाले किसी उपकरण का उपयोग करें, इन विफलताओं की वजहें काफी मिलती-जुलती होती हैं। यहां वे आठ समस्याएं हैं जो मुझे अक्सर मिलती हैं, उनकी जांच का तरीका और उन्हें दोबारा होने से रोकने के उपाय।
1. गलत लोग कार्यप्रवाह में जुड़ जाते हैं
लक्षण: संपर्कों को अनुपयुक्त ईमेल मिलते हैं। उदाहरण के तौर पर, मौजूदा ग्राहकों को परीक्षण उपयोगकर्ताओं की श्रृंखला मिलना या सदस्यता छोड़ चुके लोगों का बिक्री संदेशों में जुड़ जाना।
कारण: प्रवेश की शर्तें बहुत व्यापक हैं, किसी अनियमित रूप से भरे जाने वाले फ़ील्ड पर निर्भर हैं या ऐसी सूची के लिए बनी थीं जो अब बदल चुकी है।
समाधान: प्रवेश के नियमों को सामान्य वाक्यों की तरह पढ़ें और शामिल हुए दस वास्तविक संपर्कों से मिलाएं। ग्राहकों, प्रतिस्पर्धियों, साझेदारों और सहमति वापस लेने वालों को स्पष्ट रूप से बाहर रखें। अस्पष्ट विशेषताओं के बजाय ठोस व्यवहार को आधार बनाएं।
2. कोई भी संपर्क नहीं जुड़ता
लक्षण: पहले सक्रिय कार्यप्रवाह में अब शून्य या बहुत कम नए संपर्क जुड़ते हैं।
कारण: ट्रिगर से जुड़ा फ़ॉर्म, फ़ील्ड, सूची या गुण बदल दिया गया, हटा दिया गया या उसका नाम बदल गया। या संपादन के दौरान कार्यप्रवाह बंद किया गया और दोबारा चालू नहीं हुआ।
समाधान: सप्ताह के हिसाब से संपर्क जुड़ने का इतिहास देखें। अचानक शून्य पर गिरावट अक्सर सिस्टम में किसी दूसरे बदलाव के समय होती है। हर सप्ताह सरल जांच करें या शून्य नए संपर्क होने पर सूचना तय करें।
3. दोहराए गए या परस्पर विरोधी ईमेल
लक्षण: एक ही दिन दो मिलते-जुलते ईमेल मिलते हैं। उदाहरण के तौर पर, एक ही सप्ताह में स्वागत संदेश और निष्क्रिय संपर्क को वापस बुलाने वाला संदेश मिलना।
कारण: कई कार्यप्रवाह बिना तालमेल के एक ही संपर्क को जोड़ते हैं, अक्सर इसलिए कि अलग लोगों ने उन्हें अलग समय पर बनाया था।
समाधान: ईमेल भेजने वाले सभी सक्रिय कार्यप्रवाह, उनके ट्रिगर और दर्शक एक पृष्ठ पर लिखें। बाहर रखने वाली सूचियां या साझा गुण इस्तेमाल करें। उदाहरण के तौर पर, "सक्रिय संपर्क श्रृंखला में" जैसा गुण, ताकि व्यक्ति एक समय में हर प्रकार की केवल एक श्रृंखला में रहे। मंच में सुविधा हो तो ईमेल की आवृत्ति सीमा भी तय करें।
4. बार-बार चलने और दोबारा जुड़ने की समस्या
लक्षण: एक व्यक्ति को वही ईमेल बार-बार मिलता है या किसी गुण का मान लगातार दो स्थितियों के बीच बदलता है।
कारण: स्पष्ट वजह के बिना दोबारा प्रवेश चालू है, या दो कार्यप्रवाह एक ही गुण को विपरीत दिशाओं में बदलकर एक-दूसरे को सक्रिय करते रहते हैं।
समाधान: दोबारा प्रवेश केवल स्पष्ट जरूरत पर चालू करें और वजह लिखें। एक ही फ़ील्ड में दो कार्यप्रवाह बदलाव न करें, जब तक किसी एक की जिम्मेदारी स्पष्ट न हो।
5. गलत या अधूरा डेटा
लक्षण: निजीकरण वाले ईमेल में अधूरा अभिवादन या गलत कंपनी का नाम आता है और संपर्क गलत जिम्मेदार व्यक्ति को सौंपे जाते हैं या किसी को नहीं। अधूरे अभिवादन का उदाहरण: "नमस्ते ,"।
कारण: फ़ॉर्म में जरूरी फ़ील्ड अनिवार्य नहीं हैं, आयात में कॉलम गलत मिलाए गए हैं या एक व्यक्ति का इतिहास कई दोहराए गए रिकॉर्ड में बंटा है।
समाधान: हर निजीकरण मान के लिए वैकल्पिक मान रखें, डेटा दर्ज होते समय जरूरी फ़ील्ड जांचें और नियमित रूप से दोहराए रिकॉर्ड हटाएं। CRM डेटा की स्वच्छता पर मेरी मार्गदर्शिका में रोकथाम की अधिक जानकारी है।
6. टूटी हुई जोड़ियां और डेटा समन्वय की कमी
लक्षण: संभावित ग्राहक मार्केटिंग मंच पर दिखते हैं लेकिन CRM में नहीं, या बिक्री के चरण बदलने पर भी संपर्क को मिलने वाले ईमेल नहीं बदलते।
कारण: कनेक्शन की अवधि खत्म होना, फ़ील्ड मिलान बदलना, API सीमा या Zapier अथवा Make जैसे उपकरण में किसी चरण का बिना स्पष्ट सूचना के विफल होना।
समाधान: केवल कार्यप्रवाह नहीं, जुड़े सिस्टम के त्रुटि और कार्य इतिहास भी देखें। किसी भी तरफ बदलाव के बाद परीक्षण रिकॉर्ड को शुरू से अंत तक भेजें। विफलता की सूचना किसी तय व्यक्ति तक पहुंचाएं, ऐसे साझा इनबॉक्स में नहीं जिसे कोई नहीं पढ़ता।
7. समय-निर्धारण अब वास्तविक प्रक्रिया से मेल नहीं खाता
लक्षण: बिक्री प्रतिनिधि के कॉल करने के बाद संपर्क संदेश पहुंचता है। उदाहरण के तौर पर, परीक्षण अवधि खत्म होने के बाद उसका अनुस्मारक आना।
कारण: इंतजार के चरण पुरानी प्रक्रिया के हिसाब से तय हैं, समय क्षेत्रों को अनदेखा किया गया है या कार्यदिवस की सेटिंग नहीं है।
समाधान: जिन लोगों का काम प्रभावित होता है उनके साथ कार्यप्रवाह देखें और हर देरी को आज की वास्तविक प्रक्रिया से मिलाएं। जहां संभव हो, निश्चित देरी के बजाय वास्तविक घटना, जैसे बैठक तय होना, पूरी होने तक इंतजार की शर्त रखें।
8. जिम्मेदार कोई नहीं है
लक्षण: कोई नहीं समझा सकता कि कार्यप्रवाह क्या करता है, क्यों बना है या अब जरूरी है भी या नहीं। इसलिए कोई उसे बंद नहीं करता।
कारण: बनाने वाला व्यक्ति जा चुका है और कोई दस्तावेज नहीं छोड़ा गया।
समाधान: हर सक्रिय कार्यप्रवाह के लिए जिम्मेदार व्यक्ति तय करें और विवरण में एक पंक्ति का उद्देश्य लिखें। ट्रिगर, लक्ष्य और बंद होने से क्या प्रभावित होगा, दर्ज करें। ऑटोमेशन के दस्तावेज पर मेरी मार्गदर्शिका जरूरी जानकारी बताती है।
खराब कार्यप्रवाह की जांच कैसे करें
समस्या आने पर हर बार इसी क्रम में जांच करें:
- एक प्रभावित संपर्क चुनें और मंच में उसका पूरा गतिविधि इतिहास पढ़ें।
- वह कार्यप्रवाह ढूंढें जिसने ईमेल भेजा या बदलाव किया और तारीख लिखें।
- उस तारीख के आसपास हुए बदलाव देखें: कार्यप्रवाह का संपादन, नए फ़ॉर्म, फ़ील्ड के बदले नाम, डेटा आयात और जुड़े सिस्टम के अपडेट।
- परीक्षण संपर्क पर समाधान जांचें और उसके बाद ही सभी के लिए कार्यप्रवाह दोबारा चालू करें।
- पहले से प्रभावित संपर्कों के लिए कार्रवाई तय करें। उदाहरण के तौर पर, उन्हें श्रृंखला से हटाना या दिखने वाली गलती पर छोटा सुधार संदेश भेजना।
फिर नियमित ऑटोमेशन समीक्षा तय करें, क्योंकि अधिकतर समस्याएं धीरे-धीरे हुए बदलावों से आती हैं, केवल शुरुआत की गलत संरचना से नहीं।
मार्केटिंग ऑटोमेशन की अधिकतर समस्याओं की आठ वजहें हैं: गलत प्रवेश, निष्क्रिय ट्रिगर, आपस में टकराते कार्यप्रवाह, बार-बार चलना, खराब डेटा, टूटे कनेक्शन, पुराना समय-निर्धारण और जिम्मेदारी का अभाव। एक प्रभावित संपर्क से जांच शुरू करें, विफलता के समय के बदलाव देखें, परीक्षण संपर्क पर समाधान परखें और हर कार्यप्रवाह को जिम्मेदार व्यक्ति तथा लिखित उद्देश्य दें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मेरा मार्केटिंग ऑटोमेशन कार्यप्रवाह काम क्यों नहीं कर रहा?
आम कारण हैं: प्रवेश की शर्तों से अब कोई मेल नहीं खाता, ट्रिगर से जुड़े फ़ॉर्म, फ़ील्ड या सूची का नाम बदल गया या वह हट गई, संपादन के दौरान कार्यप्रवाह बंद रह गया, या डेटा समन्वय रुक गया। संपर्क जुड़ने का इतिहास और रुकने की तारीख के आसपास हुए बदलाव देखें।
संपर्कों को दोहराए गए ईमेल क्यों मिल रहे हैं?
आमतौर पर कई कार्यप्रवाह बिना तालमेल के एक ही संपर्क को जोड़ देते हैं। सभी ईमेल कार्यप्रवाहों की सूची बनाएं, बाहर रखने वाली सूची या साझा गुण से हर प्रकार की एक ही श्रृंखला में प्रवेश सुनिश्चित करें और सुविधा हो तो आवृत्ति सीमा तय करें।
कार्यप्रवाह को बार-बार चलने से कैसे रोकें?
स्पष्ट जरूरत न हो तो दोबारा प्रवेश बंद करें और सुनिश्चित करें कि दो कार्यप्रवाह एक ही गुण को विपरीत दिशाओं में न बदलें। जिस फ़ील्ड में कोई कार्यप्रवाह लिखता है, उसकी जिम्मेदारी स्पष्ट होनी चाहिए।
मार्केटिंग ऑटोमेशन कार्यप्रवाह कितनी बार जांचने चाहिए?
हर सप्ताह नए संपर्कों की संख्या की संक्षिप्त जांच और हर तिमाही विस्तृत समीक्षा करें। फ़ॉर्म, फ़ील्ड, जुड़े सिस्टम या बिक्री प्रक्रिया बदलने पर भी जांचें। अधिकतर समस्याएं कार्यप्रवाह के बाहर हुए बदलावों से आती हैं।
कार्यप्रवाह की समस्या जांचने का पहला कदम क्या है?
एक प्रभावित संपर्क चुनें और उसका पूरा गतिविधि इतिहास पढ़ें। इससे पता चलता है कि किस कार्यप्रवाह ने कब और क्यों कार्रवाई की। यह हर कार्यप्रवाह की सेटिंग पढ़ने से तेज है।
ऑटोमेशन की समस्याओं को पहले से कैसे रोकें?
हर कार्यप्रवाह का जिम्मेदार व्यक्ति और लिखित उद्देश्य तय करें, स्पष्ट बहिष्करण रखें, दर्ज होते समय डेटा जांचें, हर बदलाव के बाद पूरा क्रम परखें और जुड़े सिस्टम की त्रुटियां किसी तय व्यक्ति तक पहुंचाएं।
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क्या कार्यप्रवाह ऐसे काम कर रहे हैं जिन्हें कोई समझा नहीं सकता?
मैं मार्केटिंग ऑटोमेशन व्यवस्था की जांच करता हूं, गलत चलने वाले कार्यप्रवाह सुधारता हूं और हर एक का काम लिखता हूं, ताकि अगला बदलाव उसे दोबारा न बिगाड़े। जानें मैं कैसे काम करता हूं।
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